Tìm hiểu quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong quá trình làm việc, có thể giải quyết các vấn đề phát sinh trong khi làm hàng. Đọc ngay bài viết dưới đây của vietphil247.vn để biết đầy đủ 8 bước trong quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder nhé.
Contents
Bước 1 quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder – Ký hợp đồng
Bước đầu tiên trong quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder chính là ký kết hợp đồng. Hai bên thương lượng và thỏa thuận nội dung hợp đồng mua bán ngoại thương, bao gồm các điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều khoản giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của hai bên như:
Thông tin sản phẩm, giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, đóng gói, bảo hành, bảo hiểm, khiếu nại, v.v.
Nội dung cụ thể sẽ được xác định thông qua thương lượng giữa hai bên để đáp ứng nhu cầu thực tế.
Bước 2 – Xin giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện này)
Nếu hàng hóa yêu cầu phải có giấy phép xuất khẩu, thì bước này phải được thực hiện với các cơ quan hữu quan. Ví dụ, để xuất khẩu các mặt hàng như thuốc tân dược, hạt giống, vật liệu nổ, gỗ, đồ cổ … thì phải có giấy phép của Bộ quản lý.
Để biết thông tin chi tiết về xuất khẩu hàng hóa được cấp phép, vui lòng tham khảo Nghị định số 187 và các quy định khác có liên quan.
Việc xin giấy phép là việc quan trọng và cần nhiều thời gian nên doanh nghiệp cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng.
Sau khi có giấy phép hoặc đối với các mặt hàng không yêu cầu giấy phép xuất khẩu, bạn có thể tiến hành bước tiếp theo.
Bước 3: Đặt booking và lấy container rỗng
Ở vị trí nhà xuất khẩu, trước khi đặt vé (xuất CIF & CNF), bạn và khách hàng cần thương lượng giá bán và cước phí của hàng hóa, xác định rõ thời gian giao hàng dự kiến để tìm được ETD phù hợp (ngày khởi hành dự kiến), thời gian vận chuyển, và có quá cảnh không để giao hàng đúng ngày đã thỏa thuận với khách hàng sẽ hạn chế rủi ro về việc chậm tàu, máy bay và trì hoãn kế hoạch kinh doanh của khách hàng.
Nếu xuất FOB, người mua sẽ tự đặt tàu, bạn chỉ cần đảm bảo hàng được giao đúng giờ theo lịch tàu. Bạn cũng có thể giúp người mua đặt trước với chi phí và lịch trình phù hợp.
Trong trường hợp bình thường, nếu trong tháng không có số lượng xuất lớn thì có thể đặt trước thông qua công ty giao nhận, hiện tại người đặt chỗ ở chợ có thể nhận được hoa hồng từ công ty giao nhận, nếu đặt trực tiếp thì phí vận chuyển công ty có thể không nhận được giá tốt và vận đơn khó chỉnh sửa hơn, tỷ lệ thanh toán cao hơn, v.v.
Bước 4: Đóng gói hàng hóa
Khi đóng hàng vào kho phải thực hiện đúng kích thước, số lượng, trọng lượng đóng gói, số kiện, số lớp vật liệu lót, vật liệu thùng carton, ký hiệu chữ viết, nhãn mác,… do nhà nhập khẩu quy định trong hợp đồng.
Đừng quên tạo một danh sách gói hàng, ghi đầy đủ thông tin vận chuyển cần thiết, bao gồm tên hàng hóa, nơi sản xuất, khối lượng tịnh, ký hiệu vận chuyển,…
Các nhà xuất khẩu phải trải qua rất nhiều thủ tục và quy trình phức tạp khi đóng hàng tại cảng. Tốt hơn hết bạn nên cử nhân viên đến xem và kiểm tra công việc đóng gói.
Bước 5 trong quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder – Kiểm tra kiện hàng
Trong một số trường hợp, các bước kiểm tra đặc biệt như hun trùng, kiểm dịch,… được thực hiện tại cảng biển trong quá trình xuất khẩu hàng hóa. Vì vậy, để tránh tốn kém chi phí khi phải xin lại con dấu, con dấu chính thức của doanh nghiệp không nên đóng dấu. Thay vào đó, chỉ được kẹp tạm thời trong khi container đang được vận chuyển đến cảng.
Sau khi hoàn thành các bước kiểm tra sẽ được đóng dấu chính thức của hãng tàu.
Bước 6: Chuẩn bị chứng từ khai hải quan
Trong quá trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, nếu người giao nhận làm thủ tục khai báo hải quan thì phải kiểm tra kỹ chứng từ trước khi khai hải quan. Thông thường, một bộ tài liệu cơ bản sẽ bao gồm các tài liệu sau:
-
Hợp đồng mua bán
-
Vận đơn
-
Hóa đơn thương mại
-
Danh sách đóng gói (hay còn gọi là Packing List)
-
Giấy chứng nhận xuất xứ (còn gọi là C / O)
-
Các tài liệu yêu cầu khác
Bước 7: Thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu
Khai và truyền tờ khai hải quan
Sau khi hoàn thành việc rà soát bộ hồ sơ đầy đủ, bộ phận khai hải quan sẽ sử dụng phần mềm khai hải quan để truyền tờ khai hải quan điện tử. Cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận và xử lý các dữ liệu kiểm tra, đánh số, thông quan và các dữ liệu khác thông qua hệ thống. Sau khi tờ khai hải quan được khai báo và truyền đi thành công, hệ thống biên nhận điện tử hải quan sẽ phản hồi mã số biên lai điện tử cho doanh nghiệp. Tiếp theo, bạn nhận kết quả xử lý tờ khai hải quan từ hệ thống do cục hải quan trả về, bao gồm các thông tin sau:
-
Số báo cáo chính thức.
-
Kết quả khai báo được chia thành 3 loại (xanh, vàng, đỏ)
Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại cảng
Tại Chi cục Hải quan cửa khẩu xuất, nộp một bộ hồ sơ (tờ khai xuất khẩu, hóa đơn, phiếu đóng gói, hợp đồng, chứng từ xuất trình, các chứng từ khác nếu có, ..) cho tờ khai đăng ký tại cảng tương ứng. Thuế và các chứng từ cần thiết và lệ phí phát sinh được nộp tại chi cục hải quan theo khai báo. Ngoài ra, tùy theo tin tức từ kết quả phân luồng mà quyết định xem hàng hóa có cần dỡ ra để kiểm hóa hay không.
-
Luồng xanh: Chứng từ được miễn kiểm tra, doanh nghiệp được miễn kiểm tra khi tuân thủ các quy định của hải quan.
-
Đối với luồng vàng: Hải quan sẽ miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ.
-
Luồng đỏ: Danh mục kiểm tra hải quan chi tiết, kiểm tra thực tế hàng hóa theo các cấp độ khác nhau.
Bước 8: Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài
Khi đã có bộ chứng từ, bạn có thể gửi bộ chứng từ gốc cho người bán với số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời, bạn nên gửi qua email cho họ file scan để họ chuẩn bị trước các bước cần thiết cho quá trình nhập.
Bộ chứng từ xuất khẩu trong quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder
Trong quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder, bộ chứng từ đóng vai trò vô cùng quan trọng, là căn cứ để xác nhận trách nhiệm cũng như là bằng chứng thanh toán, kiểm tra chất lượng và số lượng,…
Các tài liệu bắt buộc bao gồm:
– Hợp đồng mua bán ngoại thương: (hay hợp đồng mua bán)
– Danh sách đóng gói
– Hóa đơn thương mại
– khai báo hải quan
– Vận đơn
Chứng từ thường có:
– Các tài liệu sau đây có thể tồn tại hoặc không, tùy thuộc vào hoàn cảnh thực tế của hợp đồng thương mại.
– Thư tín dụng L / C (nếu có):
– Giấy chứng nhận bảo hiểm
– Giấy chứng nhận xuất xứ
– Giấy chứng nhận kiểm dịch (hay còn gọi là Phytosanitary Certificate)
Các loại chứng từ khác:
– Chứng chỉ chất lượng (hay CQ – Certificate of Quality)
– Chứng chỉ Phân tích (CA – Certificate of Analysis)
– Giấy chứng nhận sức khỏe
– Chứng chỉ khử trùng
Tổng kết
Qua bài viết này có thể giúp các bạn hiểu rõ về quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder, từ đó thuận lợi hơn trong quá trình học tập và làm việc. Hãy Tiếp tục theo dõi trang web vietphil247.vn để đọc thêm những bài viết bổ ích khác nhé. Nếu quan tâm đến dịch vụ vận chuyển quốc tế, hãy liên hệ ngay Vietphil247. Chúc các bạn thành công!
