Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Ngành xuất nhập khẩu ngoài việc có nhiều khoản phí, lệ phí thì còn có cả nhiều loại chứng từ khác nhau tùy thuộc vào các quốc gia và loại hàng xuất nhập khẩu. Sau đây hãy cùng tìm hiểu về bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa nhé.
Contents
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Định nghĩa Chứng từ Xuất nhập khẩu
Để xuất hay nhập một mặt hàng thì bộ chứng từ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xuất nhập hàng hóa. Do đó, các chứng từ này là chứng từ chứa các thông tin về hàng hóa, vận chuyển, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh sự việc, làm căn cứ để nhận, thanh toán và yêu cầu bồi thường trong các trường hợp mâu thuẫn giữa hai bên.
Các chức năng nhập và xuất tệp
Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu có nhiều loại chứng từ khác nhau. Và mỗi chứng từ sẽ có những chức năng nhất định. Nói chung, vai trò chính của chứng từ xuất nhập khẩu là làm cho quá trình thanh toán minh bạch hơn, từ đó hỗ trợ trao đổi, khiếu nại giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu và tránh xung đột.
Những loại giấy trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc phải có
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Là sự thỏa thuận dưới hình thức văn bản giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua và người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện giao hàng, thanh toán, v.v.
Pháp luật thúc đẩy sự thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng, nhưng nội dung của hợp đồng phải tuân theo những quy định chung của pháp luật về hợp đồng. Đối tượng trong hợp đồng là tài sản được giao, công việc được thực hiện hoặc không được thực hiện.
+ Số lượng, chất lượng
+ Chi phí thanh toán và cách thức thanh toán
+ Thời gian, địa điểm cũng như phương thức thực hiện hợp đồng
+ Quyền cũng như nghĩa vụ các bên Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng
+ Phạt vi phạm hợp đồng
+ Nội dung khác
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Chứng từ có giá trị thanh toán trọn gói, người bán dùng để yêu cầu người mua thanh toán, hải quan xác định giá xuất nhập khẩu căn cứ vào hóa đơn, người xuất nhập khẩu kê khai giá theo trị giá trên hóa đơn và thủ tục hải quan xử lý nó.
Về cơ bản, một hóa đơn sẽ bao gồm các mục chính sau:
+ Số và ngày hóa đơn
+ Họ tên và địa chỉ của người bán, người mua
+ Thông tin sản phẩm: mô tả, số lượng, đơn giá, số lượng
+ Điều kiện giao hàng
+ Điều khoản thanh toán
+ Cảng xếp hàng
+ Tên tàu, số chuyến …
Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn là chứng từ do người vận chuyển hoặc người đại diện được uỷ quyền của người vận chuyển (thuyền trưởng, đại lý) cấp cho người gửi hàng để xác nhận đã nhận hàng hoá được vận chuyển từ cảng đi đến cảng đến.
Vận đơn là căn cứ để người vận chuyển chịu trách nhiệm trước chủ hàng khi có sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển.
Vận đơn đường hàng không (Air waybill)
Vai trò vận đơn hàng không:
+ Biên lai được giao đến người vận chuyển,
+ Mang tính xác minh cho hợp đồng vận chuyển.
Cần lưu ý rằng AWB không phải là chứng từ quyền sở hữu và do đó không thể chuyển nhượng giống như vận đơn (loại đơn hàng). Ngoài ra, trong trường hợp ngoại lệ, để thanh toán bằng thư tín dụng (L / C), hai bên cần phải thỏa thuận và thực hiện các thủ tục cần thiết khác (như cam kết thư) để yêu cầu ngân hàng chấp nhận. “Ký hậu” trên mặt sau của vận đơn khi lấy hàng.
Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Chứng từ khai báo hàng hóa với hải quan sẽ có 2 tờ khai đối ứng hàng hóa xuất nhập khẩu là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu. Các phương pháp phân loại tờ khai hải quan cơ bản như sau:
+ Luồng xanh: Không cần kiểm tra, người khai hải quan đến hải quan đóng thuế và sau đó có thể ra cảng lấy hàng.
+ Dòng tiền: Chủ hàng xuất trình tờ khai hải quan và hóa đơn thương mại. Ngoài ra, có thể nộp thêm vận đơn, C / O, lệnh kiểm tra chất lượng,….
+ Luồng đỏ: Đây là mức kiểm tra cao nhất, người môi giới hải quan vừa trải qua hồ sơ giấy, vừa kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng màu đỏ trong kết quả sẽ tốn kém tiền bạc, thời gian và công sức của cả hai bên. Nếu có nghi vấn hải quan sẽ tiến hành ngắt luồng và tiến hành kiểm tra hàng hóa theo quy định.
Các chứng từ xuất nhập khẩu thường gặp theo lô hàng cần biết
Bên cạnh bộ chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc, có một số bộ chứng từ xuất nhập khẩu không phải lúc nào cũng bắt buộc doanh nghiệp phải có, như:
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
Proforma Invoice hay còn gọi là Hóa đơn chiếu lệ, viết tắt là PI là một chứng từ xuất nhập khẩu. Đây được coi là một dự thảo hóa đơn thương mại vì nó có hình thức và nội dung của một hóa đơn, nhưng không được sử dụng để thanh toán.
Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)
Giấy chứng nhận bảo hiểm hay gọi tắt là I / C, là một chứng từ xuất nhập khẩu do doanh nghiệp bảo hiểm cung cấp cho người được bảo hiểm để chứng minh rằng kiện hàng đã được bảo hiểm phù hợp với các quy định của đơn bảo hiểm thỏa thuận đã ký trong hợp đồng.
Một số chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc khác
Ngoài các chứng từ trên, một số chứng từ xuất nhập khẩu còn thể hiện các chứng từ sau:
-
Chứng nhận chất lượng
-
Chứng chỉ kiểm tra
-
Giấy chứng nhận sức khỏe
-
Chứng chỉ khử trùng
Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu cần biết
Quy trình lập bộ chứng từ xuất nhập khẩu chủ yếu được chia thành 5 bước sau:
-
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ hàng hóa: Trước khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bằng cách in mẫu đơn (như trên) sau đó điền đầy đủ thông tin. Ngoài ra, bạn cũng có thể điền trực tiếp trên máy trước khi in.
-
Bước 2 – Cài Phần mềm Khai báo Hải quan VNACCS
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai hải quan VNACCS thì doanh nghiệp cần cài đặt phần mềm để thuận tiện cho việc kê khai và truyền tờ khai hải quan. Có thể nhờ những đơn vị có nghiệp vụ hoặc cập nhật tin tức trên thị trường để học cách cài phần mềm này nhé.
-
Bước 3 – Đăng ký Kiểm tra Chuyên môn (nếu có)
Nếu hàng hóa nhập khẩu nằm ở danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu cần phải kiểm tra đặc biệt, doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin và khai báo với cơ quan kiểm tra theo quy định. Đối với trường hợp ngược lại, doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.
-
Bước 4 – Xác nhận quyền sở hữu và chuyển xác nhận quyền sở hữu
Sau khi doanh nghiệp tải phần mềm khai báo hải quan có thể thực hiện việc khai báo và truyền tờ khai hải quan. Sau đó chấp nhận phiếu xuất kho. Vận đơn là một trong những chứng từ quan trọng mà nhà nhập khẩu vận chuyển về kho của mình sau khi rời cảng.
-
Bước 5 – Thực hiện thủ tục tại chi cục hải quan
Bước tiếp theo của quy trình nhập hàng là mở và thông quan tờ khai hải quan. Cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây khi mở tờ khai hải quan:
-
Giấy giới thiệu
-
Tờ khai phân luồng
-
Invoice
-
Packing list
-
Bill of lading
-
Nếu được yêu cầu, chúng ta còn có các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).
Sau khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, hải quan sẽ thông quan trên hệ thống sau khi xác minh hồ sơ hợp lệ.
Tổng kết
Trên đây là trọn bộ chứng từ xuất nhập khẩu mà bất cứ ai trong ngành xuất nhập khẩu cũng phải nắm rõ. Chứng từ có thể xem là linh hồn của cuộc giao dịch xuất nhập khẩu, nếu bạn làm bộ chứng từ không cẩn thận thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc làm hàng, thanh toán,… Tiếp tục theo dõi trang web vietphil247.vn để đọc thêm những bài viết bổ ích khác nhé. Nếu quan tâm đến dịch vụ vận chuyển quốc tế, hãy liên hệ ngay Vietphil247. Chúc các bạn thành công!w
