Chứng từ nhập khẩu là chứng từ cần thiết để đảm bảo cho việc nhập khẩu một lô hàng hóa nào đó. Vậy bộ hồ sơ nhập khẩu gồm những gì? Cùng Vietphil247 tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Bạn đang xem bài viết: Bộ hồ sơ nhập khẩu gồm những gì?
Contents
Các chứng từ bắt buộc trong hồ sơ nhập khẩu
- Hợp đồng kinh doanh giữa hai đơn vị nhập khẩu
- Commercial Invoice tức hóa đơn hàng hóa
- Packing list: Bảng kê hàng hóa thể hiện rõ tình trạng vận chuyển: bao nhiêu kiện hàng, cách đóng gói, trọng lượng, dung tích…
- Bill of Lading: Vận đơn xác nhận phương thức vận chuyển hàng hóa (đường biển hoặc đường hàng không)
Tầm quan trọng của hồ sơ nhập khẩu
Bộ chứng từ nhập khẩu rất quan trọng đối với các nhà nhập khẩu. Tầm quan trọng của chứng từ nhập khẩu như sau:
- Xử lý các thủ tục nhập khẩu
- Lập hồ sơ và các tài liệu khác: ℅, Phyto…
- Khoản thanh toán ngân hàng, các thư tín dụng
- Lưu hồ sơ doanh nghiệp
Một bộ hồ sơ nhập khẩu gồm những gì?
Hợp đồng mua bán (Sale contract)
Tiền thân của hợp đồng mua bán là Đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán là cách nhìn phổ biến nhất về giao dịch.
Hợp đồng mua bán ít nhất phải đảm bảo các yếu tố sau:
- Ngày và số hợp đồng
- Thông tin người bán (seller).
- Thông tin người mua (buyer).
- Thông tin sơ bộ về sản phẩm: tên sản phẩm, số lượng, chất lượng.
- Thông tin thanh toán: phương thức thanh toán, gói thanh toán, loại tiền thanh toán, tổng số tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, thông tin tài khoản người bán.
- Thông tin giao hàng: Điều khoản thương mại Incoterms, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng.
- Điều khoản bảo hành sản phẩm và bồi thường thiệt hại.
- Điều khoản tranh chấp.
- Thời hạn hợp đồng.
- Các điều kiện khác được xác định theo thỏa thuận cụ thể của từng lô hàng.
- Hai bên ký tên
Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Tiền thân của hóa đơn thương mại là Proforma invoice, khi lập hóa đơn thương mại người ta thường lập bản thảo trước, được gọi là là Proforma invoice.
Proforma invoice có thể chỉnh sửa và điều chỉnh. Thông thường, khi làm chứng từ thanh toán cho ngân hàng, tốt hơn hết bạn nên sử dụng Proforma invoice, để sau này có thể dễ dàng điều chỉnh khi bổ sung chứng từ cho ngân hàng. Hóa đơn thương mại và Proforma invoice thường chỉ khác nhau ở tiêu đề, nhưng Proforma invoice có thể được điều chỉnh.
Nội dung cần thiết của hóa đơn thương mại:
- Ngày và số hóa đơn
- Thông tin người bán
- Thông tin người mua
- Chi tiết hàng hóa: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng thành tiền, chiết khấu (nếu có), các loại phí khác. Thông thường người ta sẽ thêm mã hs của hàng hóa trên hóa đơn để thuận tiện cho việc khai báo hải quan hàng hóa nhập khẩu và cũng để thuận tiện℅. Thông thường, nội dung chính của hóa đơn được sắp xếp theo cấu trúc bảng, được lập bằng excel, thuận tiện cho việc tính toán và tránh nhầm lẫn. Điều quan trọng nhất khi làm việc với excel là các con số thường được làm tròn nên hãy hết sức lưu ý vấn đề này.
- Tổng số tiền thanh toán: thể hiện bằng số và văn bản.
- Điều khoản thương mại hay Incoterms
- Thanh toán
- Các thông tin khác (thông tin tài khoản nhận hàng của người bán, thông tin chiết khấu, phí phát sinh, chữ ký xác nhận trên hóa đơn của người bán).
Danh sách hàng hóa đóng gói (Packing list)
Danh sách đóng gói là một danh sách cụ thể hàng hóa được khẩu bởi nhà khẩu cho nhà nhập khẩu, và nó là một mô tả trực quan và đo lường thông tin của hàng hóa.
Packing list là công cụ kiểm soát hữu hiệu số lượng thực tế của hàng hóa, phục vụ cho việc kiểm tra hàng hóa trong thủ tục nhập khẩu và giải quyết các thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Thông tin bắt buộc trên Packing list:
- Ngày và số phiếu đóng gói
- Thông tin người bán
- Thông tin người mua
- Chi tiết hàng hóa: tên hàng, số lượng hàng, số kiện, kích thước hàng, trọng lượng nhị, trọng lượng cả bì.
- Tổng đơn vị tính: số lượng, trọng lượng, số cái
- Các thông tin khác: số container, số seal, hàng nào được xếp vào container nào….
Lưu ý: Khi lập hóa đơn, bảng kê đóng gói, để thuận tiện cho việc tính toán, người ta thường sử dụng excel để lập các chứng từ này. Tuy nhiên, khi làm việc với Excel, một lỗi phổ biến thường xảy ra đó là làm tròn số Excel. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, quy tắc làm tròn số như sau: Trường hợp số lượng thực tế của hàng hóa vượt quá 02 chữ số sau dấu thập phân; số tiền ghi trên hóa đơn vượt quá 04 ký tự sau dấu thập phân; trường hợp số ký tự sau dấu thập phân trong đơn giá của hóa đơn vượt quá 06 chữ số thì hải quan người khai làm tròn tờ khai theo quy định Số lượng thực tế khai báo tại tiêu thức “mô tả hàng hóa”, số lượng hóa đơn, đơn giá trên hóa đơn.
Đây là điều mà rất nhiều người mắc phải, dẫn đến việc nhập sai bị ghi nhận và xử lý.
Truy cập để xem thêm nhiều Tin tức về xuất nhập khẩu được Vietphil247.vn chia sẻ nhé!
Những chứng từ khác trong bộ hồ sơ nhập khẩu
- Vận đơn: Đây là chứng từ do người chuyên chở cung cấp (click để xem chi tiết chứng từ này)
- Certificate of origin ℅: Giấy chứng nhận xứ hàng hóa, chứng từ này mang nhiều ý nghĩa (để hiểu rõ hơn vui lòng tham khảo ℅ form E)
- Giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật
- Giấy phép của cơ quan nhà nước
- Các chứng từ khác tùy theo từng đơn hàng.
Tổng kết
Trên đây là tất cả chia sẻ của Vietphil247 cho câu hỏi “Bộ hồ sơ nhập khẩu gồm những gì?”. Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa là một bước của doanh nghiệp trong quá trình mở rộng thị trường kinh doanh của mình. Với những thông tin về hồ sơ xuất nhập khẩu cụ thể như trên, hy vọng các thương nhân sẽ không gặp bất kỳ sơ suất nào khi xuất nhập khẩu lần đầu. Nếu không tự tin về các thủ tục hành chính này, bạn có thể nhờ đến các đơn vị tư vấn, công ty luật, công ty logistics có dịch vụ khai thuê hải quan. Tiếp tục theo dõi trang web vietphil247.vn để đọc thêm những bài viết bổ ích khác nhé. Nếu quan tâm đến dịch vụ vận chuyển quốc tế, hãy liên hệ ngay Vietphil247. Chúc các bạn thành công!
