Order fulfillment là gì? Nói một cách đơn giản thì order fulfillment là quá trình đặc biệt quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nói chung và đối với doanh nghiệp vận chuyển nói riêng. Tuy nhiên, sẽ có những bạn học sinh, sinh viên đang trong quá trình tìm hiểu ngành có thể chưa hiểu rõ rằng order fulfillment là gì, tầm quan trọng của order fulfillment cũng như quy trình thực hiện order fulfillment.
Contents
Order fulfillment là gì? Những điều cần biết về order fulfillment
Một thuật ngữ không còn quá xa lạ nhưng sẽ xa lạ với những ai chưa quen hoặc chưa tham gia vào lĩnh vực kinh doanh. Trên hết, khái niệm về Order Fulfillment cũng khá dễ nhầm lẫn, vì vậy điều quan trọng là phải hiểu rõ về thuật ngữ này.
Thông tin cơ bản về Order Fulfillment
Định nghĩa Order fulfillment là gì?
Order Fulfillment nếu chiết nghĩa từng từ thì Order tức là đặt mua một sản phẩm, hàng hóa nào đó trên 1 trang web bất kỳ, còn Fulfillment là hoàn thành. Vậy ta có thể hiểu Order Fulfillment là một quá trình bao gồm việc nhận, xử lý và vận chuyển đơn hàng đến tay người tiêu dùng cuối cùng chính là khách hàng.
Đây được xem là một dịch vụ xử lý và vận chuyển hàng hóa. Fulfillment là một dịch vụ của công ty thứ ba được ủy thác bởi một công ty, doanh nghiệp nào đó để thực hiện nhiệm vụ nhận, xử lý đơn hàng và giao đơn hàng đó đến khách hàng cuối cùng.
Nói một cách đơn giản, Order Fulfillment là quá trình từ khi khách hàng đặt hàng đến khi họ nhận được sản phẩm. Bao gồm các công việc như lấy hàng, nhận hàng, nhập kho, đóng gói hàng hóa, giao cho người mua đúng hẹn.
Chức năng của Order fulfillment
Đối với nhiều người, công việc này có vẻ dễ dàng và thoải mái. Tuy nhiên, khi sự phát triển ngày càng mạnh mẽ thì các đơn hàng thương mại điện tử này cũng vậy. Ví dụ, tại Amazon, nhân viên phải xử lý 35 đơn hàng mỗi giây. Có thể thấy số lượng đơn hàng thương mại điện tử lớn như thế nào.
Hơn nữa, Order Fulfillment là một quá trình đòi hỏi áp dụng kiến thức chuyên môn và khoa học và công nghệ để xử lý đơn hàng một cách nhanh nhất, xử lý khối lượng lớn mà vẫn đảm bảo độ chính xác.
Ngoài ra, đối với nhiều người kinh doanh, họ cảm thấy quá trình Order Fulfillment khá tốn kém, mất thời gian và họ chỉ muốn tập trung vào kinh doanh và bán hàng. Đó là lý do tại sao một công ty thứ ba đang được phát triển – một công ty chuyên về các dịch vụ Fulfillment.
Quy trình thực hiện Order fulfillment
Quy trình thực hiện order fulfillment là gì? Quy trình có thể chia làm 4 giai đoạn: thu nhận hàng, kiểm kê kho hàng, xử lý đơn hàng, vận chuyển đơn hàng. Ngoài ra, còn 1 giai đoạn khác phát sinh mà bạn cần lưu ý là đổi trả hàng.
Thu nhận hàng
Dù bạn là người phụ trách hay thuê gia công thì việc nhận hàng từ nhà cung cấp luôn là bước đầu tiên để thực hiện order fulfillment. Mỗi khi một mặt hàng đến kho, người làm dịch vụ order fulfillment hoặc người bán cần thực hiện những việc sau:
-
Kiểm tra số lượng để đảm bảo rằng số lượng nhập vào khớp với số lượng đặt hàng của nhà sản xuất.
-
Kiểm tra hàng hóa còn nguyên vẹn, an toàn và không bị hư hại.
-
Nhập các đơn vị lưu kho (SKU) vào phần mềm quản lý kho để theo dõi vị trí, số lượng nhập, doanh thu của từng loại hàng hóa.
-
Nếu người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ chưa có mã vạch hoặc đơn vị lưu kho (SKU), hãy dán nhãn cho nó.
Kiểm tra số lượng và chất lượng khi nhận hàng
Kiểm kê kho hàng
Sau khi nhận được hàng, bước tiếp theo trong quy trình thực hiện order fulfillment là gì? Sau khi hàng về kho được kiểm tra chất lượng và số lượng, sau khi nhập vào phần mềm và dán nhãn, hàng sẽ được sắp xếp lên kệ. Để tối ưu hóa tốc độ và tăng độ chính xác của việc fulfillment , hàng hóa cần được lưu trữ đúng cách.
Kiểm kê kho hàng sau khi nhận
Xử lý đơn hàng
Xử lý đơn hàng là công việc tiếp theo sau khi hàng hóa đã được thu nhận và kiểm kê.
Nhận đơn đặt hàng
Bước đầu tiên trong quá trình xử lý đơn order fulfillment là gì? Đó là nhận đơn đặt hàng. Khi khách hàng đặt hàng trực tuyến, người bán có nhiều cách để lấy thông tin đơn hàng và chuyển thông tin đến kho hàng. Cách thích hợp nhất là tích hợp phần mềm với giỏ hàng của khách, để bên kho có thể tự động nhận thông tin đặt hàng của người mua.
Đóng gói đơn hàng
Sau khi kho nhận được đơn hàng, công nhân kho lấy hàng ra khỏi kệ và chuyển đến trạm đóng gói. Tại trạm đóng gói, sản phẩm được kiểm tra chất lượng, xác định đúng vật liệu đóng gói, quét mã, bổ sung phiếu đóng gói và niêm phong lô hàng. Hàng hóa đã được đóng gói sẽ được vận chuyển đến các trạm vận chuyển.
Đóng gói hàng phải phù hợp với từng loại sản phẩm
Vận chuyển đơn hàng
Hàng hóa được đóng gói sẽ được chuyển ra bến vận chuyển để giao cho khách hàng. Trạm vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm xác định những yếu tố về tin tức hàng như: trọng lượng và phương thức vận chuyển của đơn hàng.
Vận chuyển đơn hàng đến người mua cuối cùng
Đổi trả hàng
Trả hàng và trao đổi trong các dịch vụ order fulfillment là gì? Trả hàng chắc chắn là tình huống mà nhiều người làm dịch vụ gặp phải. Đối với người mua trực tuyến, việc trả hàng dễ dàng là một yếu tố quyết định cần thiết khi mua hàng.
Dịch vụ Fulfillment dành cho ai?
Tất cả các doanh nghiệp hoạt động trên nền tảng TMĐT hoặc người bán hàng trực tuyến trên mạng xã hội và các nền tảng TMĐT như Amazon, Shopify, Lazada, Tiki… đều có thể sử dụng fulfillment như một giải pháp dùng để quản lý hàng tồn kho hiệu quả và thực hiện đơn hàng. Tùy thuộc vào quy mô và nguồn lực sẵn có, người bán có thể chọn trong số các hình thức fulfillment sau:
In-house fulfillment
In-house fulfillment có thể hiểu là self-fulfillment. Trong đó, công ty sở hữu kho lưu trữ hàng riêng, đồng thời tự quản lý các hoạt động có liên quan đến quản lý tồn kho, xử lý và hoàn tất đơn hàng. Hình thức này thích hợp với 2 loại công ty:
-
Các công ty lớn sẵn sàng chi ngân sách lớn để có kho riêng, thuê nhiều nhân viên để quản lý kho và thực hiện các đơn hàng. Vì vậy, để sử dụng được in-house, các doanh nghiệp phải đảm bảo thiết lập quy trình fulfillment đầy đủ và hoàn chỉnh để tránh nhầm lẫn hàng hóa, kẹt đơn hàng dẫn đến khách hàng không hài lòng.
-
Công ty mới thành lập (start-up), chưa có nhiều khách hàng và đơn hàng nên việc quản lý kho hàng, xử lý đơn hàng, vận chuyển đều có thể tự làm được. Tuy nhiên, khi startup đã kinh doanh lâu năm và có số lượng đơn hàng lớn thì hình thức self-fulfillment không còn được áp dụng.
Dropship
Dropship có thể hiểu là người bán không thực sự sở hữu hàng hóa. Thay vào đó, người bán sử dụng thông tin của người bán để liên hệ với nhà cung cấp để chuyển hàng trực tiếp cho người mua. Các chiến dịch dropship được thực hiện thường xuyên trên các trang thương mại điện tử Aliexpress, Shopify, Amazon, v.v.
Dropship rất phù hợp cho những người thích bán nhiều loại mặt hàng, không muốn chi tiền vào kho bãi và các hoạt động liên quan đến xử lý lô hàng và chỉ đầu tư vào các chiến dịch tiếp thị để tăng uy tín thương hiệu của họ.
Tổng kết
Hi vọng thông qua bài viết trên, bạn đọc đã hiểu được phần nào order fulfillment là gì cũng như quy trình thực hiện của nó. Tiếp tục theo dõi trang web vietphil247.vn để đọc thêm những bài viết bổ ích khác nhé. Nếu quan tâm đến dịch vụ vận chuyển quốc tế, hãy liên hệ ngay Vietphil247. Chúc các bạn thành công!
