Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và buôn bán quốc tế, Proforma Invoice được xem là một trong những thuật ngữ khá quen thuộc và phổ biến.
Proforma Invoice là gì? Đối với những người đã và đang làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và buôn bán quốc tế, thuật ngữ này có lẽ đã không còn quá xa lạ. Tuy nhiên, với những người mới thì nó lại rất dễ bị nhầm lẫn với các Invoice khác. Vậy nên, nếu bạn muốn hiểu hơn về Proforma Invoice có thể tham khảo tại bài viết dưới đây.
Contents
1. Hóa Đơn Chiếu Lệ – Proforma Invoice Là Gì?
Proforma Invoice thường được viết tắt là PI hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ. Nó có hình thức giống như một tờ hóa đơn nhưng lại không có chức năng để thanh toán (chiếu lệ). Thay vào đó, Proforma Invoice lại là một bản dự thảo hóa đơn được soạn bởi nhà xuất khẩu khi thực hiện giao dịch giữa hai bên. Trong hóa đơn chiếu lệ này sẽ ghi lại những thỏa thuận về số lượng, đơn giá, thành tiền, các điều khoản, điều kiện và những yêu cầu của hai bên.
Để hạn chế những sai sót khi phát hành hóa đơn thương mại, thông thường hóa đơn chiếu lệ sẽ được phát hành trước trong một số trường hợp như:
- Khi chưa xác định chính thức mua bán nhưng nhà xuất khẩu cần xuất hành cho nhà nhập khẩu một chứng từ về lô hàng.
- Ở một số quốc gia, để có thể làm thủ tục hải quan xuất khẩu thì lô hàng cần có chứng từ xác nhận từ nhà xuất khẩu.
- Chưa có đủ thông tin hoặc chưa đến thời điểm phát hành hóa đơn thương mại. Lúc này, người mua sẽ chấp nhận nội dung trên hóa đơn chiếu lệ. Khi hàng hóa đã đóng Container hoặc đã được gửi đi thì hóa đơn thương mại sẽ được phát hành.
2. Hóa Đơn Chiếu Lệ (Proforma Invoice) Có Những Nội Dung Gì?
Trong Proforma Invoice sẽ bao gồm một số nội dung như:
- Thông tin chi tiết về bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
- Số và ngày hóa đơn chiếu lệ.
- Thông tin người bán và người mua như tên, địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, số fax,…
- Điều kiện thanh toán mong muốn. Ví dụ như tiền cọc, phần tiền còn lại,..
- Các thông tin liên quan đến hàng hóa bao gồm mẫu mã số lượng, chủng loại, đơn giá, thành tiền,…
- Phương thức thanh toán, thông tin tài khoản ngân hàng.
- Tên cảng bốc hàng (Port of Loading).
- Tên cảng đến (Port of Destination).
Ngày giao và nhận hàng dự kiến (ETD – Estimated time delivery, ETA – Estimated time arrival).
3. Phân Biệt Giữa Proforma Invoice Và Commercial Invoice
Proforma Invoice (PI) và Commercial Invoice (CI) là hai loại hóa đơn phổ biến trong xuất nhập khẩu. Chúng đều có điểm chung là đều thể hiện rõ ràng các đặc điểm và giá cả của hàng hóa. Tuy nhiên, PI và CI cũng có một số điểm khác nhau:
| Proforma Invoice (PI) | Commercial Invoice (CI) | |
| Thời điểm phát hành | Phát hành trước khi gửi hàng | Phát hành sau khi lô hàng đã được gửi hoặc đã được xếp xong vào Container |
| Nội dung | Hai bên vẫn có thể tiếp tục thảo luận để thay đổi các điều khoản đã ghi trong hóa đơn | Đầy đủ và chính xác hơn về số lượng và chi phí cần thanh toán |
| Tính cam kết | Chỉ là sự cam kết ban đầu giữa người bán và người mua | Đây là chứng từ rất quan trọng trong việc xác nhận giao dịch mua bán |
| Hạch toán | Không có chức năng hạch toán | Hạch toán kế toán của cả phía người bán và người mua |
| Tính pháp lý | Không có chức năng để thanh toán như hóa đơn thương mại. Đây cũng không phải là chứng từ xác nhận cuối cùng | Có tính pháp lý cao hơn, dùng để làm thủ tục thông quan. |
| Thông tin thành tiền | Chỉ là số tiền tham khảo và còn có thể thay đổi được dựa vào quá trình đàm phán, thương lượng giữa hai bên | Chỉ rõ số tiền đã chốt trong giao dịch và không thể thay đổi được |
4. Các Loại Invoice Trong Ngành Xuất Nhập Khẩu
Bên cạnh Proforma Invoice còn có thêm các loại Invoice khác trong ngành xuất nhập khẩu bao gồm:
- Provisional Invoice (hóa đơn tạm thời): Là loại hóa đơn thường được sử dụng để thanh toán cho bước đầu giữa người mua và người bán trong thời gian chờ đợi hóa đơn thanh toán cuối cùng. Khi người bán chưa rõ về một số chi tiết chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như số lượng, khối lượng, giá cả,.. thì hóa đơn tạm thời sẽ được lập.
- Commercial Invoice (hóa đơn thương mại): Commercial Invoice là gì? Đây là loại hóa đơn được thiết lập khi bên bán và bên mua đã có sự thống nhất về số lượng, giá cả sản phẩm. Sau khi hợp đồng được ký kết, người bán có trách nhiệm giao hàng cho người mua và làm thủ tục thanh toán hóa đơn. Hóa đơn thương mại có vai trò quan trọng và khó có thể thay thế được.
- Final Invoice (hóa đơn chính thức): Là hóa đơn nhằm xác định tổng giá trị lô hàng và là cơ sở để bên mua thanh toán dứt hợp đồng.
- Hóa đơn chi tiết: Trong hóa đơn chi tiết thường được sử dụng trong trường hợp có nhiều chủng loại, mặt hàng đa dạng,… Giá cả trong hóa đơn này sẽ được chi tiết hóa theo từng chủng loại căn cứ theo L/C hoặc sự thỏa thuận giữa hai bên.
Kết luận
Trên đây là khái niệm và những điểm quan trọng bạn cần biết về Proforma Invoice. Bạn nên thực sự hiểu nó để tránh nhầm lẫn với những Invoice khác để không xảy ra bất kỳ sơ xuất nào trong quá trình làm việc.
—————-
Có thể bạn quan tâm dịch vụ vận chuyển quốc tế của Vietphil247
Gửi hàng đi Phillippines chỉ 85k/kg
—————-
