Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa gồm những gì? Nắm rõ sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa giúp bạn kiểm soát được tiến độ công việc cũng như có kế hoạch cụ thể cho từng đơn hàng của mình. Vậy một sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa trọn vẹn gồm những giai đoạn nào?
Contents
Các bên tham gia vào sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa
Việc chuyển hàng hóa từ người bán sang người mua thường được thực hiện bằng phương tiện vận tải thông qua các thủ tục xuất nhập khẩu và các thủ tục liên quan. Do đó, các bên tham gia vào các nhiệm vụ cụ thể của riêng mình để hoàn thành quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Dưới đây là các bên tham gia vào quá trình trung chuyển, nhận hàng nhập khẩu trên đường vận tải biển:
-
Tổ chức giám định hàng hóa
-
Cảng biển
-
Hải quan cảng biển
-
Người bán – gửi hàng/ chủ hàng
-
Người giao nhận hàng hóa: Chuyên chở hàng hóa, Đại lý của chủ hàng, Tổng hợp logistics
-
Các cơ quan tổ chức khác
-
Người mua – Người nhận hàng
Sơ đồ mối quan hệ giữa những bên tham gia trong giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Quy trình giao nhận hàng hóa trên đường biển của chúng tôi bao gồm 12 bước. Bây giờ chúng ta sẽ chuyển sang bước đầu tiên là Booking:
Bước 1: Booking
Thuê một chuyến tàu được gọi là Booking. Bằng cách đặt tàu, các nhà xuất khẩu nên thuê các công ty Forwarder để có được mức giá tốt nhất và cạnh tranh nhất.
Khi người xuất khẩu nhận được phiếu đặt chỗ từ người giao nhận, người đó phải kiểm tra kỹ các thông tin trên phiếu đặt chỗ, chẳng hạn như:
– Cảng khởi hành
– Cảng đến
– Ngày khởi hành
– Ngày cắt máng
– Loại container
– Số lượng container và một vài thông tin khác
Chuẩn bị hàng hóa để giao hàng đúng hạn cho nhân viên giao nhận
Bước 2: Đóng hàng
Nếu là hàng lẻ (LCL) thì cần được đóng gói và dán nhãn Vận chuyển tại kho theo yêu cầu của nhà nhập khẩu. Người giao nhận sẽ vận chuyển hàng hóa đến kho hàng lẻ CFS tại cảng và đóng hàng vào một container thông thường cùng với nhiều loại hàng hóa bán lẻ khác.
Trường hợp hàng nguyên container (FCL) sẽ được đóng vào container và niêm phong tại kho của nhà xuất khẩu. Sau đó, nó được giao cho một công ty Forwarder để đưa hàng đến bãi container (CY) tại cảng.
Bước 3: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Sau khi hàng về đến cảng, doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan để làm thủ tục hải quan. Tiếp theo, doanh nghiệp chuyển tờ khai hải quan tại cảng và làm thủ tục hải quan. Những công việc này đòi hỏi kỹ năng chuyên biệt, vì vậy nhiều doanh nghiệp có thể cân nhắc việc thuê Forwarder để tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển.
Bước 4: Phát hành B/L
Bước thứ tư trong quy trình giao nhận là phát hành B/L. Người nhập khẩu hoặc người giao nhận được ủy quyền có trách nhiệm cung cấp tất cả các thông tin cho tàu như một vận đơn trước khi đóng gói hàng hóa. Sau khi kiện hàng được xếp lên tàu và rời cảng, hãng tàu xuất B/L cho người nhập khẩu.
Bước 5: Gửi – nhận chứng từ
Trong quá trình tàu hoạt động, người xuất khẩu phải gửi toàn bộ chứng từ cho người nhập khẩu. Ban đầu, nếu không thể thu thập và gửi đầy đủ chứng từ gốc, các doanh nghiệp phải gửi văn bản mềm để bên mua có đầy đủ thông tin liên quan đến quá trình giao hàng.
Bước 6: Thông báo hàng đến
Ít nhất một ngày trước ngày tàu đến, người nhập khẩu sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc hãng tàu được uỷ quyền.
Lúc này, bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin có trong giấy báo tàu đến, bao gồm: ngày tàu cập cảng, địa điểm lưu giữ hàng hóa được thông quan, các khoản phí phải nộp,… để có sự chuẩn bị để giao hàng trước cho các bước tiếp theo trong quy trình giao hàng của bạn.
Bước 7: Lấy lệnh giao hàng
Để tiến hành lấy lệnh giao hàng, người nhập khẩu cần phải chuẩn bị các giấy tờ bao gồm giấy giới thiệu, bill hàng gốc và giấy ủy quyền đầy đủ nếu được yêu cầu. Sau đó, người mua cần cung cấp bộ chứng từ đó cho công ty Forwarder hoặc là tự mình gửi cho cảng tàu, sau đó đóng đầy đủ các khoản phí và lấy lệnh giao hàng.
Bước 8: Đăng ký các chứng nhận
Tùy theo quy định của từng quốc gia và loại lô hàng, người nhận hàng có trách nhiệm đăng ký quy trình chứng nhận liên quan đến kiện hàng của mình. Nếu các giấy chứng nhận này không đầy đủ thì lô hàng của bạn sẽ khó được thông quan.
Bước 9: Khai báo hải quan
Người nhập khẩu có thể mở tờ khai trực tuyến trên phần mềm hải quan chính thức theo yêu cầu, sau đó chờ tàu nhập cảnh để làm thủ tục hải quan. Để khai báo hải quan, cần có các giấy tờ sau:
-
Hợp đồng ngoại thương
-
Hóa đơn thương mại
-
Vận đơn
-
Phiếu đóng gói
-
Giấy phép nhập khẩu
-
Giấy chứng nhận xuất xứ C/O
-
Các chứng từ và giấy tờ được yêu cầu khác.
Bước này bên nhập khẩu đều có thể tự thực hiện hoặc thuê công ty Forwarder.
Bước 10: Mở, thông quan và thanh lý tờ khai
Bước tiếp theo của quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa là mở tờ khai hải quan và thông quan. Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan tại cảng, người nhập khẩu cần chuẩn bị các giấy tờ sau để mở tờ khai hải quan:
-
Giấy giới thiệu
-
Hóa đơn thương mại
-
Phiếu đóng gói
-
Tờ khai phân luồng
-
B/L
-
Các loại chứng từ được yêu cầu khác :giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, hóa đơn cước,…
Bước 11: Trả vỏ container rỗng cho hãng tàu và nhận cược
Sau khi làm xong việc rút hàng, dựa trên chỉ định ghi trên giấy mượn container, tài xế sẽ mang trả container rỗng về lại cho cảng hoặc ICD. Tiếp theo nhân viên giao nhận sẽ mang phiếu EIR, giấy cược container và phiếu thu đi tới đại lý hãng tàu để làm thủ tục nhận lại tiền thế chấp container đã đóng trước đó.
Bước 12: Quyết toán và lưu hồ sơ
Bước cuối cùng trong quá trình vận chuyển và nhận hàng nguyên container nhập khẩu là hoàn thiện hồ sơ. Tức là sau khi hoàn thành thủ tục hải quan nhập khẩu và bàn giao hàng cho khách, nhân viên chứng từ sẽ có trách nhiệm kiểm tra toàn diện và phân loại hồ sơ, bộ hồ sơ đầy đủ, cẩn thận.
Một bộ được trả lại cho khách hàng và bộ còn lại được đưa vào kho. Đồng thời, một bản sao của giấy báo nợ (Debit Note) sẽ được gửi cho khách hàng.
Những lưu ý trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề quan trọng sau:
-
Tìm và thuê các nhà giao nhận hàng hóa có uy tín nhất và được xếp hạng cao nhất. Bạn cần cập nhật tình hình tin tức trên thị trường để chọn được đơn vị tốt cho doanh nghiệp của mình.
-
Khi đóng thùng nhận hàng, đừng quên kiểm tra kỹ hệ thống làm mát, chất lượng, hay các vấn đề như nứt, vỡ, vì những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa mà đôi khi thương lái phải bồi thường sau khi về đến cảng. . .
-
Người nhận hàng cần kiểm tra kỹ chứng từ, niêm phong, tình trạng container,… khi nhận hàng.
-
Đừng quên lưu lại các giấy tờ, tài liệu liên quan để tiện cho những tranh chấp, khiếu kiện sau này.
Theo hợp đồng hai bên đã ký kế từ trước, tiền cước sẽ do bạn thanh toán cho công ty vận chuyển. Quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ kết thúc.
Tổng kết
Trên đây là trọn bộ sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa mà một đơn hàng cần trải qua. Người làm xuất nhập khẩu nhất định phải nắm rõ để hoàn thành tốt được công việc của mình. Tiếp tục theo dõi trang web vietphil247.vn để đọc thêm những bài viết bổ ích khác nhé. Nếu quan tâm đến dịch vụ vận chuyển quốc tế, hãy liên hệ ngay Vietphil247. Chúc các bạn thành công!
