Mua hàng là hoạt động không thể thiếu trong chuỗi cung ứng, được cho là hoạt động quan trọng nhất, quyết định đến hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng. Vậy thu mua là gì? Procurement, purchasing là gì? Quy trình thu mua thực hiện theo một nguyên tắc nhất định như thế nào? Nhân viên thu mua là làm những công việc gì? Bài viết sau đây sẽ cung cấp thêm thông tin cho người bạn nhé.
Contents
Thu mua là gì?
Thu mua là một hoạt động không thể thiếu trong chuỗi hoạt động hậu cần và chuỗi cung ứng, thường cần thiết trong một công ty bao gồm:
-
Lập kế hoạch mua
-
Xác định tiêu chuẩn
-
Nghiên cứu và xác định nhà cung cấp
-
Phân tích giá trị
-
Tài chính
-
Thương lượng giá cả
-
Mua hàng
-
Quản lý hợp đồng cung cấp
-
Kiểm soát hàng tồn kho
-
Thanh toán
Quy trình thu mua
Quá trình mua một mặt hàng rất đa dạng. Mỗi công ty và tổ chức thường có một quy trình mua hàng hóa khác nhau, nhưng tất cả đều phải đảm bảo một số điểm chung quan trọng như sau:
Quy trình mua hàng thường bắt đầu với một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể (có thể là yêu cầu hàng tồn kho hoặc yêu cầu dịch vụ). Bộ phận mua hàng sẽ xây dựng một bản tiêu chuẩn trình bày chi tiết các yêu cầu (đặc điểm, thông số kỹ thuật, tính chất vật lý, hóa học,…) sau đó một văn bản mời chào (RFP) hoặc yêu cầu báo giá (RFQ) sẽ được lập và gửi cho nhà cung cấp.
Các nhà cung cấp sẽ gửi báo giá để phản hồi lại RFQ. Bộ phận mua hàng sẽ xem xét lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên giá cả, giá trị và chất lượng của mặt hàng) để đặt hàng. Các đơn đặt hàng thường đi kèm với các điều khoản và điều kiện cụ thể cấu thành các điều khoản hợp đồng của giao dịch.
Sau đó, nhà cung cấp sẽ cung cấp hoặc giao sản phẩm, dịch vụ đã đặt hàng. Hóa đơn do nhà cung cấp phát hành được sử dụng để đối chiếu các đơn mua hàng với các minh chứng để xác minh việc nhận hàng.
Sau khi hoàn tất quá trình đối chiếu, bộ phận mua hàng thanh toán đơn hàng cho nhà cung cấp.
Nguyên tắc cơ bản của thu mua là gì
Một trong những nguyên tắc mua hàng cơ bản là hàng hoá phải được mua với giá tốt nhất và trong điều kiện tốt nhất để mang lại lợi nhuận tối đa cho công ty. Một trong những công cụ giúp quản lý bộ phận mua hàng là phân tích mua hàng. Những con số này có thể được tạo dựa trên nhu cầu cụ thể của công ty bạn.
Một trong những phương pháp được sử dụng để đảm bảo quản lý tốt việc mua sắm hàng ngày là sử dụng các quy tắc và thủ tục đã có từ trước để hạn chế các đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng.
Đơn đặt hàng được sử dụng để mua hàng hóa từ các nhà cung cấp đã thỏa thuận. Yêu cầu mua hàng được thực hiện bởi nhân viên của công ty (không thuộc bộ phận mua hàng) khi một sản phẩm cụ thể được yêu cầu để bảo trì hoặc để tăng hàng tồn kho trong những trường hợp bất thường.
Ở các công ty lớn, quản lý mua hàng thông qua hệ thống máy tính mang lại nhiều thuận lợi.
Xu hướng thu mua hiện nay 2022
Trong vài năm qua, một số xu hướng mua hàng đã xuất hiện. Hai xu hướng quan trọng nhất là JIT (đúng lúc) và mua sắm điện tử. JIT bắt đầu xuất hiện ở Nhật Bản vào những năm 90, là một hình thức thu mua để làm cho khối lượng có sẵn ngay lập tức và tránh những tồn đọng không cần thiết. Vào những năm 2000, xu hướng mua sắm điện tử trở nên phổ biến hơn do sự phát triển và phổ cập mạnh mẽ của công nghệ thông tin và lực lượng an ninh mạng.
Xác định tầm quan trọng của quản lý mua sắm, công ty của bạn nên xác định một quy trình quản lý mua sắm hiệu quả.
Công việc của một chuyên viên thu mua
1. Tóm tắt:
Nói chung, các chuyên gia thu mua phải đảm bảo rằng các nguyên vật liệu và dịch vụ được sử dụng trong việc duy trì và phát triển hoạt động sản xuất của công ty có nguồn gốc từ các nhà cung cấp có uy tín và được cung cấp theo các điều khoản hợp đồng. Đối với các chuyên gia thu mua, điều quan trọng là họ phải tìm ra giá trị cao nhất cho công ty bằng cách thương lượng thời gian và chi phí với các nhà cung cấp.
2. Công việc cụ thể:
Theo cập nhật tin tức thị trường hiện nay 2022 thì một người nhân viên thu mua sẽ đảm nhiệm những công việc như sau:
- Làm việc trực tiếp với kế hoạch và sản xuất để lập kế hoạch và ưu tiên các hoạt động mua hàng.
- Đánh giá các kế hoạch trong việc đặt hàng, mua hàng và quản lý quá trình lựa chọn sản phẩm.
- Truyền đạt thông tin cho nhà cung cấp và hỗ trợ tài liệu cần thiết.
- Theo dõi tình trạng đơn hàng, chuẩn bị cho các vấn đề hết hàng hoặc tồn đọng và liên hệ trực tiếp với các bộ phận liên quan.
- Theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời gian dẫn và chi phí.
- Đánh giá, gia hạn và duy trì đơn hàng cho đến khi kết thúc giao dịch.
- Đảm bảo các đơn hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng; báo cáo kết quả cho ban giám đốc.
- Quản lý nhân viên tài chính và hậu cần để xử lý các tình huống trong trường hợp bị sai các hóa đơn.
- Xác định các cơ hội và làm việc để mang lại kết quả.
- Góp phần củng cố nhà cung cấp địa phương và giảm chi phí.
Tổng kết
Tiếp tục theo dõi trang web vietphil247.vn để đọc thêm những bài viết bổ ích khác nhé. Nếu quan tâm đến dịch vụ vận chuyển quốc tế, hãy liên hệ ngay Vietphil247. Chúc các bạn thành công!
